Instruks for styret i Gjensidige Forsikring ASA

Styreinstruksen gir nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling, herunder hvilke saker som skal styrebehandles, og regler for innkalling og møtebehandling. Gjennom en egen instruks, som vedlegges denne instruks, utdypes daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret utover det som fremkommer i nærværende instruks. 

Forvaltningen av selskapet hører under styret.

Styret:

• Skal gjennom daglig leder sørge for forsvarlig organisering av virksomheten, herunder forsvarlig organisering av styrings- og kontrollsystemer. 
• Fastsetter retningslinjer for virksomheten i samsvar med lov, forskrifter eller andre regler med mindre det ligger innenfor daglig leders generelle eller delegerte fullmakter. 
• Fastsetter finansielle og operasjonelle mål som er styrende for konsernets virksomhet innenfor gjeldende strategiperiode.
• Skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling, og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. 
• Skal påse at selskapet har en egenkapital og kapitalforvaltning som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet, og sørge for at legale krav blir overholdt. 
• Iverksetter de undersøkelser styret finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene. 
• Skal føre tilsyn og fastsette instruks for den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. 
•  Er ansvarlig for at det blir etablert et overvåkings- og rapporteringsopplegg for internkontroll. 

Avtaler mellom selskapet og et annet konsernselskap eller Gjensidigestiftelsen skal nedtegnes skriftlig, og fremlegges for styret til behandling dersom avtalene er av vesentlig økonomisk betydning for selskapet. 

 

Styrets leder skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret.

Styret skal:

• Fastsette strategi, bærekraftsmål, planer og budsjetter for selskapets virksomhet, herunder vurderinger av fremtidig solvenssituasjon (ORSA).
• Ansette, fastsette instruks for og godtgjørelse for daglig leder.
• Foreslå retningslinjer for godtgjørelse til ledende personer for behandling av generalforsamlingen. 
• Utarbeide en årlig rapport om godtgjørelse til ledende personer til behandling av generalforsamlingen.
• Forvalte selskapets midler.
• Fastsette risikoappetitt, risikotoleranserammer samt godkjenne risikostyringsstrategier og policyer. 
• Godkjenne integrert årsrapport, avgi årsberetning og fastsette årsregnskapet, herunder anvendelse av årsoverskudd eller dekning av årsunderskudd.
• Fatte beslutning i saker som etter lov eller vedtekter ikke er lagt til andre organer.
• Behandle saker som etter lov eller vedtekter krever styrebehandling, herunder saker som etter selskapets forhold er av stor betydning eller av uvanlig art. 
• Tildele signatur og prokura. 
• Fastsette årsplan for styret.
• Årlig foreta egenevaluering av styrets arbeid og kompetanse. 
• Gjennomgå hovedtrekkene i ekstern revisors plan for gjennomføring av revisjonsarbeidet. 
• Gjennomgå brev og rapporter fra ekstern revisor om selskapets rutiner og interne kontroll.

Innkalling til styremøter foretas av styrets leder eller av daglig leder etter avtale med styrets leder.  Styret varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist. Styret avholder møte så ofte som nødvendig for å behandle aktuelle saker. 

Medlem av styret og daglig leder kan kreve styret sammenkalt og at styret behandler bestemte saker. 

Daglig leder skal forberede saker som skal behandles av styret i samråd med styrets leder. 

En sak skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Skriftlig saksdokumentasjon skal normalt gjøres tilgjengelig for styrets medlemmer en uke før styremøtet. 

Styret skal behandle saker i møte med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. 

Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlem og daglig leder kan kreve møtebehandling. 

Styrebehandlingen ledes av styrets leder. Deltar ikke styrets leder, velger styret en leder for styrebehandlingen. 

Ekstern revisor skal delta i styremøter som behandler årsregnskapet. I disse møtene skal revisor gjennomgå eventuelle vesentlige endringer i regnskapsprinsipper og øvrige vesentlige forhold som styret bør være kjent med. 

Styret og revisor skal ha minst ett møte i året uten at daglig leder eller andre fra den daglige ledelsen er til stede. 

Styrets leder gis fullmakt til på styrets vegne til å vurdere og godkjenne eventuelle eksterne verv som daglig leder blir forespurt om å påta seg. 

Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak.

Styret skal velge et organisasjons- og godtgjørelsesutvalg, et revisjonsutvalg og et risikoutvalg. Styret kan opprette andre arbeidsutvalg etter behov. Det er det samlede styret som treffer beslutninger. Arbeidsutvalgene skal forelegge styret alle nødvendige og vesentlige opplysninger i de saker som er forberedt i forkant av styrebehandlingen. 

Arbeidsutvalgene skal føre protokoll fra sine møter, som skal fremlegges for styret i nærmeste påfølgende styremøte. 

Styret velger arbeidsutvalgenes medlemmer blant styrets medlemmer. Arbeidsutvalgene skal fremme forslag til retningslinjer og årsplan for sitt arbeid, som skal godkjennes av styret. Styret skal årlig evaluere arbeidsutvalgenes arbeid som en del av egenevalueringen. 

Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken. 

For at en beslutning skal være gyldig, kreves at minst halvparten av styrets medlemmer har stemt for forslaget. Hvis ikke annet er bestemt ved lov eller vedtekter, treffes styrets beslutninger med vanlig flertall blant de møtende. Ved stemmelikhet gjør lederens stemme utslaget. 

Ved valg eller ansettelser anses den valgt eller ansatt som får flest stemmer. Styret kan på forhånd bestemme at det skal holdes ny avstemning dersom ingen får flertall av de avgitte stemmer. Står stemmetallet likt ved valg av møteleder, avgjøres valget ved loddtrekning. I andre tilfeller av stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget

Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Protokollen skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Det skal fremgå at saksbehandlingen oppfyller kravene til beslutningsdyktighet.

Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og mot. Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.

Protokollen skal underskrives av alle medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. 

Styremedlemmer plikter å gjøre seg kjent med vedtak som styret har truffet i vedkommendes fravær, og skal underskrive på at de har sett protokollen.

Ved inngåelse av ikke uvesentlige avtaler mellom selskapet og aksjeeiere, styremedlemmer eller medlemmer av ledelsen eller nærstående av disse, skal styret innhente uavhengig tredjeparts vurdering. Det samme gjelder avtaler med selskaper i konsernet som har minoritetsaksjonærer. 

Inngåelse av samtlige avtaler med nærstående skal styrebehandles. Styret skal påse at avtaler med nærstående er balansert og uten interessekonflikt med selskapet. 

Ethvert styremedlem og medlem av ledelsen skal umiddelbart varsle styret skriftlig dersom vedkommende direkte eller indirekte har en interesse i en transaksjon eller avtale som er eller vurderes inngått av selskapet. Dette gjelder selv om styremedlemmet anses inhabil i behandling av saken. 

Dersom styreleder er inhabil i behandling av saker av vesentlig karakter, skal et annet styremedlem lede behandlingen. 

Styret skal sikre at selskapet har forsvarlige internkontrollrutiner og -systemer. Internkontrollrutinene skal være egnet til å ivareta selskapets verdigrunnlag og etiske regler.

Styret skal årlig vurdere selskapets risikoområder og internkontrolltiltak som er egnet til å ivareta disse.

Styret skal beslutte om tiltakene er tilstrekkelig.

Styret bør delta på selskapets generalforsamling. Styrets leder og daglig leder skal være til stede på generalforsamlingen. Ved gyldig forfall møter den styret utpeker. Styremedlemmer har rett til å uttale seg på generalforsamlingen.

Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående, at medlemmet må anses for direkte eller indirekte å ha personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Det samme gjelder daglig leder. Likeså er man inhabil når det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes motiver for å delta i avgjørelsen av en sak. 

Den enkelte plikter selv å påse at man ikke er inhabil i behandlingen av en sak. I tvilstilfelle forelegges spørsmålet for styrets leder. Styrets leder forelegger tvilsspørsmål knyttet til egen habilitet for et samlet styre. 

Styret skal godkjenne avtaler mellom selskapet og et styremedlem eller daglig leder. Styret skal også godkjenne avtaler mellom selskapet og tredjepart der et styremedlem eller daglig leder må antas å ha en særlig interesse. 

 

Styrets medlemmer har taushetsplikt om det de under sin virksomhet får kjennskap til om andres forhold med mindre noe annet er særskilt bestemt i lov eller forskrifter gitt med hjemmel i lov. Styremedlemmene plikter å avgi særskilt taushetserklæring.

Eventuelle endringer i styreinstruksen fastsettes av styret med vanlig flertall.