Instruks for valgkomiteen i Gjensidige Forsikring ASA

Valgkomiteens formål er å forberede og innstille til generalforsamlingens valg av, og honorarer til, kompetente og engasjerte tillitsvalgte. Valgkomiteen skal bedømme styrets behov for kompetanse i lys av selskapets strategiske behov. Det er et mål at de tillitsvalgte samlet skal kunne utfordre og inspirere den daglige ledelsen innenfor selskapets virksomhetsområder og med dette bidra til verdiskaping.

Valgkomiteen har fire til seks medlemmer. Medlemmene bør reflektere interessene i aksjonærfellesskapet.

Ett av styremedlemmene valgt blant de ansatte deltar som fast medlem ved drøftelser og innstillinger til valg av styrets leder. Komiteens leder kan invitere øvrige styremedlemmer valgt blant de ansatte til enkelte sentrale drøftelser av ledervalget. 

Valgperioden er ett år regnet fra den årlige ordinære generalforsamlingen og frem til neste års ordinære generalforsamling.

Valgkomiteen skal foreslå valg av

a) styrets leder
b) øvrige aksjonærvalgte styremedlemmer
c) medlemmer og leder av valgkomiteen,
d) ekstern revisor etter anbefaling fra Revisjonsutvalget,

samt godtgjørelse til styremedlemmene, valgkomiteen og den valgte revisor. Valgkomiteen innstiller også til godtgjørelse til styrets underutvalg.

Valgkomiteen kalles inn av komiteens leder, og holder møter så ofte det er nødvendig. Hvert medlem kan kreve at det innkalles til møte.

Komiteen kalles inn til første møte etter den årlige ordinære generalforsamling for å forberede komiteens arbeid frem til neste års ordinære generalforsamling.

Valgkomiteen skal legge vekt på at alle foreslåtte kandidater har nødvendig erfaring, kompetanse og kapasitet til å utføre de aktuelle verv på en tilfredsstillende måte og innenfor rammen av styrets strategi. Det skal sikres at styret samlet har nødvendig og dekkende kompetanse til å bekle styrets underutvalg.

Det er et mål at begge kjønn er representert med minst 40 prosent av medlemmene i alle organer i selskapet.  Valgkomiteen skal samarbeide med de ansattes organisasjoner om dette spørsmålet. Ved forslag på medlemmer til valgkomiteen bør det i samsvar med god eierstyring og selskapsledelse legges vekt på at hensynet til aksjonærfellesskapets interesser blir ivaretatt og at aksjonærsammensetningen reflekteres. Medlemmene bør være uavhengige av styret og selskapets daglige ledelse.

Komiteen bør basere sine forslag til godtgjørelser på informasjon om størrelsen på godtgjørelser til tillitsvalgte i selskap det er relevant å sammenligne med.

Valgkomiteen innhenter de opplysninger komiteen anser som relevante. Komiteen skal være åpen for innspill, og forankre sin innstilling hos de største aksjonærene.

Valgkomiteen har anledning til å trekke på ressurser i selskapet, og hente råd og anbefalinger fra kilder utenfor selskapet. Komiteen kan ta kontakt med og bruke eksterne rådgivere.

Valgkomiteen skal ha kontakt med alle medlemmer av styret på individuell basis og med den daglige ledelsen. Valgkomiteen skal gjennomføre en årlig samtale med hvert enkelt styremedlem. Styrets egenevaluering av sin virksomhet og kompetanse skal forelegges komiteen. Styrets leder møter i komiteen og orienterer om evalueringen på forespørsel.

Valgkomiteen skal gjennomføre nødvendig egnethetsvurdering av alle foreslåtte kandidater i forkant av nomineringene. Det kan settes en frist for å foreslå kandidater på 3 måneder før ordinær generalforsamling. I tillegg skal valgkomiteen forespørre kandidater som foreslås gjenvalgt, om det er endringer i de opplysningene som i sin tid dannet grunnlag for egnethetsvurderingen.

Valgkomiteen skal gjennomføre en årlig egenevaluering av valgkomiteen.

Valgkomiteens innstillinger skal begrunnes og inneholde informasjon om hver enkelt kandidat og en samlet vurdering av styret... Informasjonen skal også omfatte alder, utdannelse og yrkesmessig erfaring. Det skal opplyses om hvor lenge de eventuelt har vært tillitsvalgt i selskapet, om eventuelle oppdrag for selskapet, og om vesentlige oppdrag i andre selskap og organisasjoner.

Valgkomiteen skal oppfordre styremedlemmer til å eie aksjer i selskapet.

Innstillinger til generalforsamlingen skal gjøres tilgjengelige for aksjeeierne sammen med innkallingen til generalforsamlingen.

Selskapet stiller med sekretær for komiteen. Det skal føres protokoll.