Ansvarlig innkjøp

Gjensidiges krav til gjennomføring av innkjøp er nedfelt i Konsernpolicy for anskaffelser, som gjelder for Gjensidige Forsikring ASA og alle tilhørende datterselskaper.

Etikk og samfunnsansvar

På alle områder har Gjensidige krav til høy forretningsetisk standard. For ansatte med leverandørrelasjoner finnes særskilte etiske retningslinjer. Våre leverandører skal legge til rette for at det skal være enkelt å følge disse. 

FNs bærekraftmål er en felles arbeidsplan som fokuserer på klima og miljø, sosiale forhold og økonomi. Gjensidige skal gjennom sin virksomhet bidra med tiltak som fremmer FNs bærekraftmål, med særlig fokus på de som er mest relevante for virksomheten. I denne sammenheng utheves bærekraftmål 11, bærekraftige byer og samfunn, 12, ansvarlig forbruk og produksjon og 13,  stoppe klimaendringene. 
 
Gjensidige er opptatt av å legge bedre til rette for sirkulærøkonomi, og har som mål mot 2030 gradvis å bedre utnyttelsen av globale ressurser innenfor forbruk og produksjon, og arbeide for å øke bevissthet rundt behovet for sirkulærøkonomi, i samsvar med det tiårige handlingsprogrammet for bærekraftig forbruk og produksjon. Økt grad av reparasjon, gjenbruk, redusere avfall og ulike tiltak for å redusere transportkostnader, og mer klima- og miljøvennlig gjenoppbygging er ulike initiativ Gjensidige vil bruke for å bidra til økt sirkulærøkonomi.  
 
Alle Gjensidiges leverandører må videre signere på ”Egenerklæring samfunnsansvar – Supplier Code of Conduct”. Gjensidige er opptatt av miljø og vil så langt det er mulig velge leverandører med miljøsertifisering eller uttalt satsing på området. 

Gjensidige forutsetter at leverandører leverer varer av høy miljøkvalitet når det gjelder materialvalg, produksjonsprosess, i bruk og som avfallsprodukt. Ved alle relevante anskaffelser vedlegges også et spørsmålsskjema vedrørende miljø. 

Mange av Gjensidiges leverandører leverer tjenester til våre kunder som har vært utsatt for skade. Dette ser vi som en viktig oppgave med stor betydning for hvordan våre kunder opplever selskapet. Vi er derfor meget nøye med å velge ut kvalitetsmessig gode leverandører. 

Leverandører som er sertifisert etter en eller flere anerkjente standarder vil bli prioritert: 

• ISO14001 

• Miljøfyrtårn 

• Grønt punkt 

FNs Global Compact

Gjensidige forutsetter at produsenter og leverandører utøver sin forretningsvirksomhet innenfor de ti prinsippene presentert av FNs Global Compact. Prinsippene omhandler områdene menneske- og arbeidsrettigheter, miljø og antikorrupsjon. 

Våre leverandørprinsipper gjelder for alle leveranser til Gjensidige, og den enkelte leverandør er ansvarlig for å påse at de etterlever våre krav. Dersom leverandør velger å bruke underleverandører, har vår kontraktspart ansvar for at Gjensidiges prinsipper etterleves gjennom hele verdikjeden. 

Bygning: Leverandørene må være kvalifisert i StartBank

Bruk av innkjøpsverktøy
Gode e-verktøy legger til rette for etterlevelse av konsernpolicy og hovedstrategi for anskaffelser. Gjensidige bruker følgende verktøy: 

Medius – for arkivering av forespørsels-, forhandlings- og avtaledokumenter 
Basware – for bestilling av varer og tjenester, e-faktura og fakturaflyt  
 
Medius Sourcing for konkurransegjennomføring

Krav til fakturering

Gjensidiges leverandører skal så langt det er mulig levere elektronisk faktura for sine varer/tjenester. Nedenfor beskrives alternative metoder for å sende e-faktura til oss:

• Fakturering via Gjensidiges e-post: faktura@gjensidige.no - for leverandører som fakturerer Gjensidige uregelmessig/få ganger i løpet av året

• Fakturering via Baswares meldingssentral (Business Transactions) - for leverandører som fakturerer jevnlig/mange ganger i løpet av året

• Om innkjøp til konsernet: konsernanskaffelser@gjensidige.no

I innkjøpsprosessene bruker Gjensidige forskjellige dokumenter med formål å ha ryddige prosesser og for å regulere samt balansere avtaleforholdet med leverandørene.

Eksempler på dette er:

• Gjensidiges standard innkjøpsbetingelser - som ved de fleste av konsernets innkjøp 

• Egenerklæring samfunnsansvar / Supplier Code of Conduct – som omhandler menneske- og arbeidstakerrettigheter, miljø og korrupsjon 

• Konsernpolicy for anskaffelser 

• Spørsmål til potensielle leverandører knyttet til miljø 

• Konkretisering av Gjensidiges etiske retningslinjer i forbindelse med relasjonsaktiviteter 

Interesserte kan få de fleste av disse dokumentene ved henvendelse til konsernanskaffelser@gjensidige.no.

(Utdrag fra Konsernpolicy for anskaffelser) 

• En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Unntak fra dette grunnleggende kravet skal begrunnes og dokumenteres. 

• Hensynet til forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet skal ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. 

• Utvelgelse av kvalifiserte tilbydere og tildeling av avtaler skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. 

• Uavhengighet skal praktiseres i alle anskaffelsesprosesser. Dette innebærer blant annet at personer med nær knytning til leveransen og leverandørene, skal være forskjellig fra innkjøpsfaglig ansvarlig for en innkjøpsprosess. 

• Medarbeidere som deltar i en anskaffelsesprosess plikter å melde fra dersom deltakelse vil kunne sette spørsmålstegn ved deres habilitet. 

• Ved ellers like betingelser skal leverandører som er kunder og/eller distributører i konsernet prioriteres som leverandører. Når flere leverandører er kunder og/eller distributører i konsernet skal den leverandør/distributør som anses som viktigst, prioriteres. 

• Så langt det er praktisk gjennomførbart og hensiktsmessig, skal alle større innkjøpsavtaler signeres av en innkjøpsfaglig ansvarlig. I tillegg kan budsjett-, konsept- eller avtaleforvalter/logistikkansvarlig signere. 

For Gjensidige er det verdifullt å sikre at alle leverandører etterlever kravene som er satt i avtalen. Dersom etterlevelse ikke er mulig, vil samarbeidet bli avbrutt og leverandøren vil ikke bli engasjert så lenge de ikke oppfyller de nevnte kravene. 
 
Rapportering 
Gjensidige forutsetter at leverandøren og deres ansatte rapporterer fortløpende om eventuelle kjente brudd eller mistanker om brudd på avtalen med Gjensidige. Gjensidige tar alle brudd og mistanker om brudd på alvor, og krever at dette undersøkes nærmere. Dette innebærer at alt av ytterliggere opplysninger som leverandøren er i besittelse av skal fremlegges. 
 
Oppfølging 
Som en del av Gjensidiges plan for oppfølging forbeholder vi oss retten til å kontrollere leverandørens etterlevelse av de avtalte kravene gjennom kontraktens løpetid. Ved eventuelle behov kan Gjensidige etterspørre dokumentasjon fra leverandøren for å vurdere deres overholdelse av avtalen.  Gjensidige fokuserer på oppfølging av utkontrakteringspartnere, persondatabehandlere og krav i henhold til Åpenhetsloven.